งานตรวจสอบเป็นกรณีพิเศษมุ่งตอบคำถามหรือประเด็นที่กำหนดไว้เฉพาะ ไม่ได้แทนที่การตรวจสอบบัญชีหรือการตรวจสอบภายในทั้งระบบ รูปแบบของงานจึงต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และหลักฐานที่มีอยู่จริง
สถานการณ์ที่อาจต้องการการตรวจสอบเฉพาะเรื่อง
- พบรายการหรือความแตกต่างที่ต้องการตรวจสอบเพิ่มเติม
- ต้องการทบทวนกระบวนการหรือโครงการใดโครงการหนึ่ง
- มีการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ระบบ หรือวิธีปฏิบัติงาน
- ฝ่ายบริหารต้องการข้อมูลประกอบการตัดสินใจในประเด็นเฉพาะ
เริ่มจากคำถามที่ชัดเจน
คำว่า “ตรวจให้ละเอียด” อาจกว้างเกินไป ควรเปลี่ยนเป็นคำถามที่ตรวจสอบได้ เช่น ต้องการทราบความครบถ้วนของรายการในช่วงเวลาใด ต้องการติดตามเส้นทางของธุรกรรมประเภทใด หรืออยากประเมินว่าการควบคุมจุดใดทำงานตามที่กำหนดหรือไม่
องค์ประกอบของขอบเขตงาน
- วัตถุประสงค์และคำถามหลัก
- ช่วงเวลา หน่วยงาน และประเภทรายการ
- แหล่งข้อมูลและผู้ดูแลข้อมูล
- ข้อจำกัดของข้อมูลหรือเวลาที่ทราบล่วงหน้า
- รูปแบบรายงานและผู้ใช้ผลการตรวจสอบ
ข้อมูลที่ควรเตรียม
เตรียมข้อมูลต้นทางให้สัมพันธ์กับคำถาม เช่น รายงานจากระบบ เอกสารอนุมัติ สัญญา หลักฐานการรับหรือจ่ายเงิน และลำดับเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง ควรเก็บไฟล์ต้นฉบับและบันทึกว่าได้รับข้อมูลจากใคร เมื่อใด เพื่อให้ติดตามที่มาได้
ทำอย่างไรให้ผลตรวจสอบนำไปใช้ต่อได้
ก่อนเริ่มงานควรตกลงเกณฑ์ที่ใช้ประเมิน วิธีสื่อสารข้อค้นพบ และผู้รับผิดชอบรับทราบผล เมื่อได้ข้อสังเกตแล้วควรแยกข้อเท็จจริงออกจากข้อสรุป พร้อมระบุข้อจำกัดของหลักฐานอย่างตรงไปตรงมา
ปรึกษาขอบเขตก่อนเริ่มงาน
รายละเอียดของงานแต่ละกรณีแตกต่างกัน การพูดคุยเบื้องต้นช่วยประเมินว่าคำถามที่มีเหมาะกับงานประเภทใด และควรเตรียมข้อมูลมากน้อยเพียงใด
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะกรณี ขอบเขตและเอกสารที่ใช้จริงขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และข้อเท็จจริงของแต่ละงาน
ต้องการพูดคุยเกี่ยวกับงานตรวจสอบ?
ติดต่อ Zenith Audit